光復校區社博在九月十九日完美落幕。
花費12萬,10名學生會活動部成員,分別處理報名、表演、抽獎、廠商接洽等繁瑣工作,在歷經一個多月的籌備期後,成功辦完這場2000多人的博覽會,幫助新生認識校園各社團、組織。
「雨要下不下,真得很煩。」
碩齋二樓,宿舍窗邊,望著霧濛濛的天,社博負責人吳承翰擔心著颱風泰利是否會影響到今晚的社博,指尖敲打著玻璃,透漏著焦慮與不安。
那是一周前所有學生會成員擔心的事。
其實早在一周前,看到颱風將侵襲的預測圖,早已透露出學生會對社博的不安。
颱風泰利預測圖/翻自氣象局
「我們本想跟著政府腳步走,當政府發布停班停課,大家都鬆一口氣時,廠商那邊又有了狀況。」吳承翰講到這,不禁嘆了口氣。
上天果然還是開了他們一個玩笑,颱風只有輕輕掃過東北角,廠商卻因顧及安全而取消了帳棚搭設,社博因此取消。
這只是他們面臨的第一個挑戰。
當天傍晚,幾乎無風無雨,許多學生其實不滿如此取消自己準備許久的社博,但在學生會辦,頂著壓力,活動部正與廠商聯絡下周社博確切時間、細節,並確保所有社團都已得知社博取消的消息,「實在有點衰,才第一個活動就被颱風攪局。」
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一個無聲的颱風打亂全校步調
「所有步調都被打亂,時間都要重新安排。」本來預計周三的社博,延至下禮拜卻改為周二,不但大部分學生計畫受影響、也連帶影響部分社團招生日程,甚至連部員本身計畫也被迫改變。
然而,活動部並沒有因一場颱風而止步。
「全都要重來,場地申請、駐警隊開路、社團協助改期、部分社團退費,但我們仍保持了專業度。」
按部就班開始重新規劃,發布消息確保社團得知、快速與廠商有共識、確認下星期天氣預報、統計部員出席人數、規劃一周宣傳流程,一步一步,活動部快狠準得解決這場危機。
「社博的確延期了,但我對我的部員很滿意,真的。」活動部長羅婕瑜不斷將功勞推給所有活動部員,並且表示,只要缺少一位同仁的努力,都可能讓活動有缺失,她很慶幸部員們都盡力做好分內的事。
其實早在籌備期,活動部員便已熟悉這些工作流程,才能在危機來臨時兵來將擋,「從申報經費、審預算、到處跑公家部門這些繁雜工作,早就練就我們一身處理活動細節的能力了。」
沒有任何慶功宴 「大家辛苦了」後各自回宿舍
約晚上10點,當社團宣傳結束各自收拾器材離去後,活動部員又快步回到活中,俐落得指揮各社團桌椅擺放與登記,連場復工作都不馬虎,另一批部員則是不斷彎腰,撿起散落在地上的垃圾、傳單。
「其實看哪個社團的傳單在地上最多,還可以推測出這個社團招生狀況可能不太好。」一邊描述自己辛苦的工作,吳承翰還不忘跟記者開玩笑。
「大家辛苦了。」工作結束後,沒有特別慶功宴,吳承翰讓大夥陸續回宿舍休息,這是學生會一向工作流程,不特意慶功聚餐,以免被誤以為使用學生會預算,雖缺少點成員感情交流,但也塑造出學生會幹練清廉的形象。
被問到隔天早起的感覺,吳承翰說,也沒啥特別的感覺,但就是感覺完成了 一件大事的fu,可能他自己未知曉,但主辦一場2000多人活動所付出的努力,在筆者眼中,早已成了他這輩子不可或缺的一項資產。
再次感謝所有活動部員
吳承翰 羅婕瑜 蘇詠捷 林書賢 孫孟群 唐立心 呂佳玟 蘇亭 吳慈恩 黃翊